¿Qué es el representante voluntario del Kit Digital?

El bono digital es una ayuda de hasta 12.000€ que, dentro del programa Kit Digital, el Gobierno de España otorga a autónomos y pymes para la adquisición de soluciones digitales como la automatización de sus procesos de facturación, recursos humanos o contabilidad.

La falta de conocimientos en relación con los plazos, trámites o tipos de ayuda incluidas en el programa, así como la falta de tiempo, ha hecho que muchos autónomos y pymes no hayan podido acceder al bono del Kit Digital. Para paliar esta situación, Red.es ha puesto en marcha una serie de medidas con el objetivo de agilizar los trámites y ayudar a que cada vez un mayor número de empresas y autónomos puedan beneficiarse de esta subvención. 

Entre estas medidas destacan, la tramitación “Cero papeles” con herramientas de robotización e inteligencia artificial y sobre todo la regulación de la figura del representante voluntario.

Función del agente voluntario del Kit Digital

Un agente o representante voluntario es un intermediario o facilitador al que pymes y autónomos pueden autorizar a solicitar y tramitar en su nombre las ayudas del Kit Digital. El representante voluntario es un especialista en este tipo de ayudas que cuenta con la experiencia y los conocimientos necesarios para que el procedimiento se realice de manera fácil y ágil, minimizando además la posibilidad de cometer errores.

Su figura viene recogida en el art. 27.3 de la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre por la que se aprueban las bases reguladoras para la concesión de ayudas para la digitalización de pequeñas empresas, microempresas y personas en situación de desempleo y está incluida en las bases reguladoras de las diferentes convocatorias del Kit Digital desde finales del año 2022

¿Cómo ayudan los representantes voluntarios a las Pymes?

Los trámites más frecuentes que los representantes voluntarios pueden realizar en base a la autorización e indicaciones del solicitante de la ayuda son:

•  Presentación de solicitudes para el programa Kit Digital en nombre del autónomo o de la pyme. Este trámite incluye darse de alta en la web de Acelerapyme, completar el test de autodiagnóstico en línea que permite conocer el nivel de digitalización del negocio o, cumplimentar los formularios de acuerdo a las bases de la convocatoria en curso y las necesidades específicas del solicitante. 

• Recepción de notificaciones, seguimiento de la solicitud, tramitación y gestión del bono. El control del proceso de tramitación y concesión es vital para evitar retrasos, errores o pérdida del bono debido al plazo de caducidad establecido para su uso.
• Selección y contacto con los Agentes Digitalizadores. El representante voluntario puede buscar las mejores soluciones de acuerdo con las necesidades de digitalización de cada beneficiario. Se encargará de contactar con los mejores Agentes Digitalizadores y de negociar las condiciones de los servicios prestados. Uno de los mejores es Flesip, que con un equipo innovador garantiza una solución de digitalización excepcional con su software de facturación electrónica diseñado específicamente para autónomos y pymes.
• Firma del acuerdo de prestación de servicios de digitalización. De acuerdo con la autorización realizada, el representante voluntario puede formalizar el contrato con el Agente Digitalizador en nombre del beneficiario de la subvención.

• Gestión documental de todo el proceso. Incluida la firma de declaraciones responsables o documentos justificativos que es necesario cumplimentar y entregar a la administración una vez implantadas las diferentes soluciones o servicios de digitalización.

Si bien la normativa no establece limitaciones generales de ningún tipo en cuanto a la extensión de las funciones y trámites que pueden llevar a cabo los representantes voluntarios, si hay una incompatibilidad concreta. En caso de que el Agente Digitalizador sea también el representante voluntario de un autónomo o una pyme, este no podrá firmar en nombre del autónomo el Acuerdo de prestación de soluciones de digitalización. Solo en este caso, el beneficiario de la subvención estará obligado a firmar directamente el acuerdo.

Por último, hay que señalar que los agentes voluntarios pueden ejercer sus funciones para múltiples beneficiarios conjuntamente. Y como tal, pueden también realizar una presentación múltiple de solicitudes. Este tipo de solicitud suele realizarse mediante sistemas automatizados, pero existe el deber de informar a Red.es por correo electrónico de este tipo de presentaciones. Tienen según las bases de la convocatoria un límite de 500 solicitudes diarias de este tipo.

¿Quién puede ser representante voluntario Kit Digital?

Cualquier persona física o jurídica, una empresa o una asociación, por ejemplo, puede actuar como representante voluntario del autónomo o la pyme, una vez que haya sido autorizado por escrito y según el modelo de delegación que se recoge en la convocatoria del programa Kit Digital.

El representante voluntario no necesita ninguna certificación, formación o capacitación específica, aunque es habitual que se trate de profesionales con amplia experiencia y conocimientos en la materia. Además, la representación puede ser objeto de un contrato remunerado entre las partes o puede ser una prestación gratuita. Todo depende del acuerdo al que lleguen el beneficiario y el agente voluntario para realizar este tipo de trámites.

Algunos ejemplos de representantes voluntarios son:

• Los servicios de consultoría, gestoría y asesoría.
• Los despachos de abogados.
• Las asociaciones, empresas, personas particulares o cualquier otra entidad elegida por el beneficiario.

Ventajas del agente voluntario para el programa Kit Digital

El representante voluntario, suele ser un profesional con experiencia en la presentación y tramitación del Kit Digital, lo que ofrece una serie de ventajas para el solicitante.

Entre esas ventajas están:

• Ganar en tranquilidad y evitar el gasto de energía innecesaria por parte del autónomo o pyme. El agente voluntario será el encargado de realizar en plazo todas las gestiones y procedimientos, antes y después de la concesión. Por ejemplo, la búsqueda del mejor agente digitalizador, su acomodo a las necesidades o intereses particulares del autónomo o pyme, la negociación y firma de contratos, y el seguimiento del trabajo hasta la consecución de objetivos, son trámites de los que no tendrá que preocuparse el beneficiario.
• Minimizar o evitar la posibilidad de cometer errores que puedan llevar a la denegación de las ayudas. Por ejemplo, cumplimentar de manera equivocada el formulario de la subvención o confundirse de convocatoria.
• Ahorrar tiempo y agilizar los trámites. El beneficiario sólo tiene que rellenar y firmar el formulario para delegar, dejando al representante voluntario el resto de papeleo y trámites.
• Evitar pérdidas innecesarias de dinero. Un profesional como el representante voluntario se va a asegurar de que no se tengan que repetir trámites o de no perder el bono por no haberlo gastado antes de que caduque.

Requisitos para solicitar el programa Kit Digital 

Para poder solicitar el Kit Digital como representante voluntario son necesarios:

Autorización escrita expresa del beneficiario del Kit Digital

El agente voluntario tiene que contar con autorización expresa y por escrito del autónomo o pyme para el cual se va a solicitar el bono del Kit Digital, de acuerdo con lo establecido, sobre las normas generales de representación en el procedimiento administrativo, en el art. 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Esta delegación debe hacerse mediante presentación del modelo unificado que viene recogido en la convocatoria del programa Kit Digital. Se trata de un documento válido para cualquier segmento o negocio para el que se presente la solicitud de subvención. Puede encontrarse en la sede electrónica de Acelerapyme o en Red.es 

Disponer de certificado electrónico o digital 

Para acceder al sistema y poder cumplimentar y presentar la solicitud, realizar la autenticación o las consultas posteriores, el representante voluntario debe contar con un certificado electrónico o digital.

Este certificado deberá estar expedido por prestadores recogidos en la lista de confianza de prestadores de servicios de certificación publicada por el Ministerio competente tal y como señalado en la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios de confianza.

Entre los prestadores de confianza destacan el DNI electrónico, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNTM), la ANF Autoridad de Certificación o la Autoridad de Certificación de la Abogacía (ACA) entre tantas otras.

¿Cómo rellenar el formulario de autorización de representante voluntario?

El modelo para delegar en un representante voluntario del Kit Digital está disponible en la sede electrónica de Red.es. Consta de dos páginas que deben ser cumplimentadas en línea y con letra mayúscula por todo autónomo o pyme que quiera delegar la solicitud de tramitación de la subvención del Kit Digital.

Los datos por cumplimentar son:

• Datos del solicitante beneficiario:
  • En caso de una persona física debe identificarse con su nombre y apellidos, así como con un documento de identidad válido y en vigor (DNI, NIF o NIE).
  • En caso de tratarse de una persona jurídica como una microempresa o una pyme debe incluirse el nombre oficial y legal de la empresa, así como su Número de Identificación Fiscal (NIF)
• Datos de la persona física que otorga la autorización. Deben constar en este apartado nombre y apellidos, documento de identificación válido y en vigor (DNI, NIF o NIE) y datos de contacto, específicamente teléfono y correo electrónico. 

Es obligatorio añadir cuál es la función o cargo del otorgante dentro de la pyme o microempresa. Puede tratarse del administrador, el apoderado o de cualquier otra persona con capacidad para otorgar.

En caso de que exista la necesidad por los estatutos o la organización de la empresa de que haya más de un otorgante de esa autorización, hay que incluir la información anterior tantas veces como otorgantes hubiera.

• Datos de la escritura de apoderamiento que faculta a los otorgantes capacidad para representar a la pyme o microempresa. Entre ellos, nombre del notario, número de protocolo y fecha de protocolo. Su objetivo es evitar demoras en la obtención de las ayudas.

 Una vez cumplimentado el formulario debe validarse mediante:

• El uso de un certificado electrónico o digital para realizar una firma cualificada o avanzada.
• Sistemas PIN OTP o similares que permitan firmas no criptográficas.Este documento será adjuntado por el representante voluntario junto con la convocatoria cumplimentada de ayudas del Kit Digital. Desde ese momento el autónomo o pyme que haya ratificado la autorización puede olvidarse de cualquier otro trámite a realizar y prepararse para obtener los beneficios de la subvención para la digitalización de su negocio.

Si, aún no se ha contratado un representante voluntario, ni un Agente Digitalizador para gestionar el Kit Digital hay que darse prisa, porque el 2024 es el último año en el que el programa estará abierto. Una de las mejores opciones es Flesip, un Agente Digitalizador adherido al programa que cuenta con un equipo multidisciplinar e innovador que ha diseñado un software de facturación electrónica y contabilidad específicamente para autónomos y pymes. Ofrece un servicio excepcional de gestión de muchas de las operaciones de contabilidad diaria del negocio que facilitará considerablemente el trabajo de la pyme o el autónomo, aumentando además la productividad y los retornos de la digitalización rápidamente.