La digitalización de todos los procesos que afectan a las empresas y autónomos es una de las estrategias que el Gobierno de España ha impulsado. Entre las medidas tomadas destacan regulaciones normativas, como la Ley 18/2022 o programas de subvenciones como Kit Digital, que con apoyo de fondos europeos NextGeneration de la UE, promueve la implementación de soluciones de digitalización para pymes y autónomos.
En relación con la transformación y digitalización del tejido empresarial del país, un gran número de las medidas están dirigidas a prevenir el fraude fiscal en relación a la facturación por transacciones comerciales. Entre ellas, está la próxima implantación de la facturación electrónica obligatoria, pero también dos medidas como el SII y VeriFactu que ya están en uso para determinadas empresas.
¿Qué es la normativa SII?
El SII o Sistema de Suministro Inmediato de Información para el IVA es un sistema de tramitación del IVA implantado por la Agencia Tributaria que permite la gestión electrónica y casi instantánea de los libros de registro de facturas emitidas, facturas recibidas, operaciones intracomunitarias y bienes de inversión, así como de las declaraciones y liquidaciones relacionadas con esa actividad.
El SII, impone la obligatoriedad de facilitar mediante la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria esa información en un plazo máximo de 4 días, o de 8 si las facturas son emitidas por un tercero autorizado.
La información puede tramitarse mediante un archivo XML creado por los programas de contabilidad y facturación de las empresas; o en el caso de aquellas empresas con menor número de operaciones mediante la cumplimentación de un simple formulario Web.
Fue implementado el 1 de julio de 2017 a nivel nacional, salvo en el caso de las Haciendas Forales del País Vasco y Navarra, donde la entrada en vigor se demoró hasta el 1 de enero de 2018.
¿Quién debe utilizar el SII?
El SII es de obligado uso para todos aquellos sujetos pasivos que tienen la obligación de autoliquidar mensualmente el IVA. Entre ellos se cuentan:
- Las empresas que aparecen inscritas en REDEME (Régimen de Devolución Mensual del IVA)
- Empresas inscritas en grupos de IVA.
- Empresas cuya facturación anual supera los 6 millones de euros.
También está abierto a aquellas empresas que voluntariamente prefieran realizar esta gestión del IVA de manera telemática.
Beneficios del SII
La tramitación telemática del IVA a través del Sistema de Suministro Inmediato de Información pretende que las empresas se beneficien de una serie de ventajas:
- Facilitar las gestiones y la tramitación del IVA eliminando obligaciones como la presentación de los modelos 347, 340 y 390.
- Aumentar en 10 días el período para la tramitación del IVA hasta los 30 días naturales o la totalidad del mes en el caso de febrero.
- Agilizar, mediante la recepción de datos casi en tiempo real, los procedimientos de devolución del IVA.
- Unificar el cotejo de información de manera bidireccional para la AEAT y los propios usuarios con el almacenamiento de los datos en la nube.
- Disminuir la posibilidad de errores de tramitación o derivados de la incorrección de datos fiscales.
¿Qué es la normativa VeriFactu?
VeriFactu es un sistema implementado por la Agencia Tributaria para permitir el registro en tiempo real, verificable e inmediato de todas las facturas emitidas a través de programas de facturación adaptados.
Esta medida comenzó a ser tratada a raíz de la aprobación de la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior, de modificación de diversas normas tributarias y en materia de regulación del juego.
Además, va a ser definitivamente implementada a través de la Ley 18/2022 de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas que marca la obligatoriedad de la adopción de la facturación electrónica para las relaciones comerciales que llevan a cabo entre sí, empresas y profesionales autónomos. Su implantación obligatoria se prevé para el 2025 tras la aprobación del reglamento que lo desarrolle.
¿Quién tiene que usar VeriFactu?
El uso de VeriFactu para las transacciones entre empresas o autónomos y clientes particulares es voluntario en principio; aunque sí existe la obligatoriedad de contar con los medios necesarios para enviar los registros en caso de requerimiento de la Agencia Tributaria. Los autónomos y empresas de las Haciendas Forales del País Vasco, si están obligados sin embargo a tramitar la facturación electrónica con este tipo de facturas y sistemas como TicketBai.
Por otra parte, la ley Crea y Crece obligará a la facturación electrónica de todas las transacciones comerciales que se realicen B2B, es decir de negocio a negocio, incluyéndose aquí empresas y autónomos.
Además, para el 1 de julio de 2025, todos aquellos obligados por el art. 3.1 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sitemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales y la estandarización de formatos de los registros de facturación, deberán haber implementado y tener perfectamente operativos aquellos sistemas informáticos que sean necesarios para los requisitos de facturación establecidos en el reglamento.
Beneficios de VeriFactu
El principal beneficio del uso de VeriFactu para la tramitación de la información a la AEAT es la lucha contra el fraude fiscal dado que hace casi imposible la falsificación de las facturas.
Entre sus beneficios más destacados están:
- Posibilitar la trazabilidad de las facturas y garantizar su autenticidad.
- Impedir alteraciones o borrados de las facturas originales. El sistema genera un registro de eventos y acciones que hace prácticamente inviable cualquier falsificación.
- Aumentar la transparencia en las transacciones entre clientes y empresas.
- Disminuir la posibilidad de error a la hora de tramitar declaraciones o liquidaciones de facturas obligatorias. Se inicia de ello una fórmula de declaración responsable.
Relación entre SII y VeriFactu
Por el momento ambos sistemas están relacionados en su finalidad, promover medidas electrónicas para la prevención del fraude fiscal, aunque las exigencias del SII en relación con contenido, ejecución y plazos es menos exigente que VeriFactu. Un aspecto que por ejemplo es fácilmente visible en su inmediatez y automatismo en contraste con los 4 u 8 días que permite el SII para el envío de información.
VeriFactu es una certificación que supone un complemento a la facturación electrónica B2B. Las empresas emisoras de facturas deberán tener la obligación VeriFactu para poder realizar sus operaciones y como un método de seguridad adicional.
SII por su parte es el canal por medio del cual se compartirá la información con la Agencia Tributaria de las facturas de ciertas empresas, por lo que no será sustituido por la facturación electrónica.
La incorporación parcial o total de la verificación que establecen ambos sistemas no los hace sin embargo intercambiables, ni sustituibles en una u otra dirección, por lo que por el momento ambos sistemas convivirán de manera complementaria.
Además, los usuarios del Sistema de Suministro Inmediato de Información, no están obligados a utilizar, por el momento el sistema VeriFactu para el control y la verificación de seguridad de su facturación electrónica.
Si es cierto, que el desarrollo de VeriFactu pretende extender el control a todas aquellas empresas que según la vigente legislación no están obligadas a utilizar el SII, por lo que se prevé que en un futuro próximo se extenderá a la mayor parte de las transacciones de tipo comercial que llevan a cabo empresas y autónomos.
Implementar la facturación electrónica
Bien sea por la obligatoriedad de sumarse al SII o por querer ser parte de VeriFactu, la implantación e implementación de sistemas de facturación electrónica es más que nunca una necesidad para los autónomos y empresas españolas. El proceso de digitalización de los procesos y trámites tributarios no va a ir más que aumentando en el futuro y por ello conviene estar al día y hacer el tránsito digital lo antes posible.
Antes del 31 de diciembre del 2024 es posible beneficiarse de las subvenciones ofrecidas por el Programa Kit Digital para promover soluciones y procesos de digitalización de autónomos y pymes. Con ayudas que van de 2.000 a 12.000 euros es una buena manera de instalar softwares de confianza que contribuyan a posibilitar el cumplir con las obligaciones legales y tributarias que se van imponiendo.
La mejor opción es recurrir a un Agente Digitalizador asociado al programa Kit Digital, como Flesip que puede ayudar tanto en la tramitación de las ayudas, como a implantar e implementar softwares de facturación electrónica que se adecúen a las exigencias legales. Su software de facturación electrónica permite controlar y emitir facturas, presupuestos, gestionar clientes o generar informes entre muchas otras funciones. Una vía excelente para adaptarse a los requisitos y casi de manera gratuita.
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