La digitalización de determinados procesos, como la facturación electrónica, es una obligación legal sancionada por la Ley Crea y Crece, y que las empresas y autónomos deben implementar en un período de tiempo relativamente corto.
Para poder hacer frente a este hecho e implementar soluciones de digitalización e inteligencia artificial presentes en el mercado, pero sin incurrir en costes extra para sus cuentas, pymes y autónomos pueden hacer uso de las ayudas del Kit Digital, cuyo plazo de obtención ha sido alargado en este 2024.
Además de esto, existen numerosos plazos que es necesario tener en cuenta para poder disfrutar de esta subvención y que a continuación se analizan.
¿Qué es el Kit Digital?
El Kit Digital es el programa de ayudas que tiene por objetivo, impulsar la digitalización de autónomos, pymes y microempresas por medio de subvenciones promovidas por el Gobierno de España y con cargo a los fondos NextGeneration de la Unión Europea. Una iniciativa de la que se han beneficiado más de 200.000 negocios desde su lanzamiento en 2022 y que cuenta con un presupuesto de 3.067 millones de euros hasta el próximo 31 de diciembre.
Se trata de una subvención que toma la forma de bono digital y cuenta con un valor en euros variable. La cantidad concreta que obtienen las empresas depende del número de empleados que dispongan y de su facturación.
- Autónomos y empresas con menos de 3 trabajadores podrán obtener 2000 euros.
- Las que tengan de 3 a menos de 10 trabajadores obtendrán hasta 6000 euros.
- Las pymes con un número de trabajadores de 10 a menos de 50 pueden obtener hasta 12.000 euros.
Este bono digital ha de ser utilizado en una serie de servicios y soluciones digitales disponibles en un catálogo que puede encontrarse en la sede online de Acelerapyme. Entre estos servicios, divididos en 12 categorías, se encuentran los relacionados con:
- El sitio web o la presencia en internet.
- El comercio electrónico.
- La implantación de la factura electrónica.
- La gestión de redes sociales
- La gestión de clientes, de procesos, de comunicaciones seguras y de ciberseguridad.
- Business Intelligence (BI) y analítica de datos, o servicio y herramientas de oficina virtual.
A la hora de acceder a estas ayudas hay que tener en cuenta los diversos plazos de solicitud, así como de tramitación, implementación y justificación de los servicios realizados.
Requisitos para solicitar el Kit Digital
Los plazos para solicitar las ayudas del programa Kit Digital dependen de una serie de condiciones y requisitos que pymes y autónomos deben cumplir de antemano.
A cada autónomo, pyme o microempresa le corresponde una convocatoria diferenciada que tiene plazos de apertura y de presentaciones diferentes. Las convocatorias se organizan en base a segmentos de empresa y cada segmento en función del tamaño de la plantilla. El primer requisito para la solicitud es que el plazo del segmento al que pertenece el solicitante esté abierto y que su empresa tenga el número de empleados señalados.
Actualmente hay 3 segmentos cuyos plazos de solicitud están abiertos y que se corresponden con empresas que tienen de 10 a 49 empleados (Segmento 1); las que tienen entre 3 y 9 empleados (Segmento 2) y los autónomos sin plantilla o negocios de hasta 2 empleados (segmento 3)
Otros requisitos que han de ser tenidos en cuenta a la hora de realizar la solicitud son:
- Contar con alta en la Seguridad Social por un plazo mínimo que es diferente en cada caso. Por ejemplo, para los autónomos es de 6 meses.
- Haber facturado en el último año una cantidad que no exceda el límite para ser considerado pyme o microempresa.
- Estar al corriente del pago de impuestos y cotizaciones a fecha de la solicitud.
- No haberse declarado en concurso de acreedores, bancarrota o ser considerada empresa en crisis al momento de petición del Kit Digital.
Cumplidos estos requisitos basta con advertir los plazos del kit digital que se señalan a continuación para solicitar la ayuda y obtener el bono digital.
¿Cuál es el plazo para solicitar ayudas de Kit Digital?
El plazo para solicitar ayudas de kit digital varía dependiendo de la convocatoria a la que cada empresa deba concurrir para solicitar el bono digital. Actualmente permanecen abiertas 4 convocatorias destinadas a la digitalización de diferentes tipos de autónomos y pymes de menos de 50 empleados:
- C013/23-SI: Para comunidades de bienes, sociedades civiles con objeto mercantil y sociedades civiles profesionales y explotaciones agrarias de titularidad compartida que tengan entre 0 y menos de 50 empleados. Abierta desde el 12/09/2023 a las 11:00 horas.
- C022/22-SI: Destinada a empresas del segmento III con menos de 3 empleados. Abierta desde 20/10/2022
- C015/22-SI: Para empresas del segmento II que tengan más de 3 y menos de 10 empleados. Pueden presentarse solicitudes desde el 02/09/2022
- C005/22-SI: Para aquellas empresas del segmento I que tengan más de 10 y menos de 50 trabajadores. Abierta desde el 15/03/2022.
El plazo para solicitar el Kit Digital de cualquiera de las cuatro convocatorias que permanecen abiertas finaliza el día 31 de diciembre del 2024 a las 11:00 horas. Un plazo que ha sido extendido por el Gobierno de España para hacer posible el acceso a las ayudas del programa a más autónomos y pymes.
El año 2024 es además el último en el que está abierto el período de tiempo para solicitar el bono del Kit Digital, tal y como recuerda red.es.
El gobierno ha anunciado que durante el año 2024 se abrirá también el plazo para que las pymes con más de 50 trabajadores puedan solicitar la ayuda del programa Kit Digital y acceder a bonos para la digitalización de sus servicios y procesos.
Plazo para canjear el bono de Kit Digital
Desde el momento en el que se recibe la notificación de la concesión de ayudas de Kit Digital, se dispone de 6 meses para canjear el bono digital.
En caso de no haber hecho uso de la ayuda en este período, el bono caducará y no se podrá hacer uso de los fondos otorgados o restantes.
En este plazo de tiempo es necesario que el beneficiario por sí mismo, o por delegación:
- Decida y opte por alguna de las 12 soluciones de digitalización e inteligencia artificial para su empresa o negocio que existen en el catálogo de soluciones digitales.
- Revise y seleccione uno de los Agentes Digitalizadores oficiales del programa Kit Digital que se encuentran recogidos en el catálogo correspondiente. Unos de los mejores Agentes Digitalizadores adheridos al programa es Flesip, que ofrece un software de facturación electrónica y contabilidad que va a permitir flexibilizar y automatizar gran parte de la gestión contable de pymes y autónomos, al mismo tiempo que facilita el control de gastos e ingresos.
- Formalice el acuerdo de prestación de servicios con uno o más de los agentes digitalizadores disponibles.
Plazo para implantar el programa Kit Digital
Desde el momento en el que se firma el acuerdo de prestación de servicios con el Agente Digitalizador comienza una nueva fase, en la que tanto uno como otro deben estar atentos a los plazos y su cumplimiento.
El beneficiario bien sea pyme o autónomo, y el Agente Digitalizador disponen de 3 meses para ejecutar lo señalado en el acuerdo e implantar la solución de digitalización. Este plazo hace necesario escoger un agente digitalizador que tenga la capacidad, la experiencia y la profesionalidad para ejecutar el servicio requerido de manera rápida.
Además de implantar la solución, el Agente Digitalizador está obligado a emitir una factura y el beneficiario a pagarla en un plazo que varía según el segmento.
- Para el primer segmento, que recoge a aquellas pymes de hasta 50 trabajadores, ambos requisitos: emisión y pago de factura deben haberse realizado en el mismo período de 3 meses. Incluido el pago de IVA por dicha factura.
- Para el segundo y tercer segmento, que recogen autónomos y empresas de hasta 10 trabajadores estos dos trámites pueden hacerse en un período de 6 meses.
¿Cuál es el plazo para justificar el uso del Kit Digital?
El plazo de justificación del uso del Kit Digital es otro aspecto que las empresas y autónomos han de tener en cuenta, aunque en gran medida recae sobre el agente digitalizador.
Una vez implantado el servicio digital y abonada la factura hay un período de 12 meses para la prestación de servicios, sean estos de gestión de redes sociales, desarrollo del sitio web, implementación de las herramientas de comercio electrónico o cualquier otro.
Plazos de pago del Kit Digital
El pago del Kit Digital se realiza en dos aportaciones:
- El primer plazo corresponde al pago de un porcentaje del bono que va, dependiendo del servicio, del 30% para la mayoría al 40% en el caso por ejemplo de la gestión de redes sociales. Debe realizarlo el beneficiario cuando el Agente Digitalizador justifique la solución o soluciones digitales implementadas.
- El segundo pago corresponde al resto del porcentaje hasta cubrir el monto total (60% o 70%). Se realiza después de que hayan transcurrido los 12 meses de la prestación del servicio y se haya emitido su correspondiente justificación.
Cumplimiento de plazo para solicitar la ayuda Kit Digital
El cumplimiento de los plazos arriba indicados para solicitar la ayuda al gobierno de España y gestionar convenientemente los fondos provenientes de la Unión Europea es sumamente importante para no perder la ayuda. Si no se cumple todo objetivo señalado y se justifica en tiempo y forma adecuada puede llegar a perderse el bono de digitalización e inteligencia artificial.
La ayuda del Programa Kit Digital que tiene como objetivo promover la digitalización dentro de las estrategias de España Digital 2025, se otorga de forma directa y no por concurrencia competitiva. Es decir, se gestionan y validan por orden de llegada, una vez que se haya comprobado que se cumplen todos los requisitos de la iniciativa.Por ello, conviene presentar la solicitud cuanto antes dentro de los plazos establecidos para el 2024. Hay que elegir, también, un Agente Digitalizador adherido al programa que sea de confianza y profesionalidad demostrada como Flesip. Su software de facturación electrónica y contabilidad permite realizar todas las gestiones de contabilidad de manera rápida y sencilla, automatizando gran parte de las operaciones diarias del negocio, además de estar diseñado específicamente para pymes y autónomos. Con su ayuda será facilísimo llegar a todos los plazos que establece el Kit Digital en 2024 y cumplir con todos sus requisitos.
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