Enmarcada dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, la ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, se aprueba para impulsar la recuperación de la economía española y adaptarla a retos presentes y futuros.
Más conocida como Ley Crea y Crece, intenta paliar las trabas regulatorias y financieras de pymes y autónomos a la hora de desarrollar y hacer crecer sus negocios; y especialmente luchar contra la morosidad comercial que se considera como uno de los grandes lastres del desarrollo económico de estas.
Entre las medidas estrella de la ley está la factura electrónica obligatoria. Una imposición, que si bien aún no ha comenzado a implementarse, está a punto de comenzar a ser obligatoria y conviene comenzar a implantar en pymes y negocios de autónomos cuanto antes.
¿Qué es la factura electrónica?
Se trata de un documento digital de índole fiscal expedida y recibida en formato electrónico que pronto será obligatorio para todo tipo de transacción comercial que realicen entre si las empresas y los profesionales autónomos. Es decir, para toda relación comercial B2B (Business to Business).
La ley recoge también su obligatoriedad para toda empresa que preste servicios de especial trascendencia al público general, tal y como viene recogido en el art. 2.2. de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.
La facturación electrónica deberá realizarse con un software certificado antifraude que haga posible la rectificación de las facturas, pero no su borrado o alteración. Además, deberá poder permitir su remisión a la Agencia Tributaria de manera Tributaria, realizarse en un registro único y detallado, posibilitar su trazabilidad o separar la información fiscalmente relevante de la privada y personal
¿Por qué es importante introducir la factura electrónica cuanto antes?
La imposición de la factura electrónica no es solo una herramienta útil para la lucha contra la morosidad comercial, sino que su desarrollo alinea a España con el mercado comunitario.
Su implementación ajusta a autónomos, pymes y demás empresas con el compromiso de la UE con la digitalización y la optimización de los procesos comerciales, equiparando el sector nacional al de otros países pioneros como Italia, Francia, Alemania, Bélgica o Grecia.
La estandarización de los formatos de la factura electrónica a nivel europeo y mundial, facilita además las transacciones comerciales a nivel intracomunitario y global, contribuyendo a la interoperabilidad, la eficiencia y la fluidez de todos los procesos.
Además, su introducción contribuirá activamente a la reducción de costes, a la agilización de pagos para las empresas y autónomos, al aumento de la productividad gracias a hacer más fácil la internacionalización o a incrementar la satisfacción de los clientes disminuyendo los tiempos de espera para hacer efectivos los diferentes procesos de compra y pago.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La Ley Crea y Crece fue aprobada en el Congreso de los Diputados el 15 de septiembre de 2022 y publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022, con lo que entró en vigor el 19 de octubre de 2022.
Sin embargo, la factura electrónica requería para su entrada en vigor obligatoria el desarrollo del reglamento de facturación electrónica. ¿En qué estado está este punto de la Ley Crea y Crece? Este reglamento será aprobado previsiblemente en el segundo semestre del 2024 y a partir de ese momento se ha diseñado una implantación paulatina de la factura electrónica obligatoria:
- 12 meses después de aprobarse el reglamento será obligatorio utilizar la factura electrónica para todas las empresas y profesionales que superen los 8 millones de euros anuales de facturación.
- 24 meses después, para todos aquellos con una facturación anual inferior a 8 millones.
- 36 meses después deberán haberla incorporado los autónomos.
¿Por qué empezar a implementar la factura electrónica?
Aunque los plazos para implantar e implementar el uso de la facturación electrónica en las empresas y autónomos es aún amplio, la opinión generalizada es que el ecosistema empresarial español no está aún preparado para implementar la ley de manera rápida por falta de formación y digitalización de la mayoría de los negocios.
Por ello es conveniente comenzar a instalar e implementar la facturación electrónica cuanto antes, por muy diferentes motivos:
Adecuarse a requisitos de la factura electrónica
El tejido empresarial necesita una adecuación total de sus procesos y servicios para adecuarse a la ley, dado que se establecen una serie de requisitos específicos para la implantación de la facturación electrónica. Estos van a suponer un esfuerzo de adaptación económico y digital que afectará de manera desigual a la operatividad de las diferentes empresas y que es necesario afrontar con antelación.
Entre los requisitos y retos que se abren para las empresas están y que han de ser enfrentados desde el presente para garantizar su implementación en el momento en el que la ley sea obligatoria están:
- La necesidad de ajustar la facturación electrónica a los sistemas de gestión previos de las empresas para garantizar la interoperabilidad e interconexión entre las diferentes plataformas internas y externas.
- La obligatoriedad de garantizar seguridad en todas las transacciones, así como la privacidad de los datos personales de los involucrados. Además, existe la obligatoriedad de mantener durante 4 años todas las facturas emitidas a disponibilidad de los clientes para que puedan acceder o rectificar sus datos, independientemente de que haya concluido la relación comercial con el emisor.
- La dificultad por adaptarse a retos logísticos como suponen la necesidad de sincronización con sistemas tributarios españoles, el desarrollo de métodos de archivo y recuperación rápidos y precisos.
- El importante desembolso económico para acelerar la digitalización de los procesos y la facturación electrónica de las empresas que sobre todo para las más pequeñas puede suponer una fractura importante de las cuentas anuales.
Evitar sanciones por incumplimiento de la facturación electrónica
Es importante proceder cuanto antes a la implantación de la facturación electrónica para evitar que se cumpla el plazo y no haya podido implementarse porque no resulta operativa o afecta gravemente a las operaciones cotidianas de la empresa o el autónomo.
La ley no recoge un régimen sancionador propiamente dicho, pero sí establece sanciones para aquellas empresas y autónomos que incumplan la obligación de facturar electrónicamente.
En base a la intencionalidad, el período de infracción o la reincidencia se prevén apercibimientos o multas de hasta 10.000 euros, que es mejor evitar siendo previsores y planificando cuanto antes la implantación.
Aprovechar ayudas para implementar la factura electrónica
La implantación de un software de facturación electrónica, su implementación y mantenimiento, así como la adaptación de todos los procesos de las empresas suponen una inversión económica que puede llegar a ser importante y afectar considerablemente a las cuentas anuales de las empresas.
Por ello es conveniente aprovechar las ayudas económicas que pueden encontrarse para la digitalización de las empresas e intentar minimizar los gastos para que estos supongan la menor disrupción posible en los beneficios de la empresa o el autónomo.
Hasta el 31 de diciembre de 2024 es posible recurrir a las ayudas del programa Kit Digital. Un programa con el que el gobierno de España subvenciona la implantación e implementación de soluciones de digitalización o de procesos de digitalización para pymes y autónomos. Se prevén ayudas que van desde los 2.000 euros hasta los 12.000 euros, dependiendo del tamaño de la empresa, por lo que pueden suponer un ahorro sustancial en la implantación de la facturación electrónica.
Se puede recurrir a un Agente Digitalizador asociado al programa como Flesip, que puede ayudar tanto a la tramitación de las ayudas como a la implantación e implementación de su software de facturación electrónica. Una solución que permite la gestión fácil de todas las facturas, la emisión centralizada de presupuestos, la emisión de informes automatizados o la gestión de la cartera de clientes. Una solución que hará mucho más fácil y económica estar preparados para adaptarse a la obligatoriedad de la facturación electrónica lo antes posible.
Pasos para comenzar a implementar la factura electrónica.
Para poder empezar a instalar e implementar la facturación electrónica, pueden llevarse a cabo una serie de pasos con antelación. Cuanto antes se tenga instalado, antes se podrá estar tranquilo y proseguir con el devenir habitual del negocio.
Alguno de los pasos a realizar:
- Planificar todo el proceso de implantación e implementación en relación con los tiempos que establece la ley y la situación de la empresa.
- Analizar la situación de la empresa de manera global. Teniendo en cuenta el estado de digitalización, pero también la capacidad técnica, humana y económica para dar el paso a la facturación económica. Este paso puede requerir cambios estructurales o coyunturales que es mejor realizar con tiempo.
- Implementar con un socio o proveedor tecnológico fiable como Flesip un software que se adapte a las características de la empresa.
- Testar antes de que se cumpla el plazo de adopción obligatorio las medidas de digitalización adoptadas para poder efectuar cambios o adaptaciones con el suficiente margen de maniobra.
Planificar y ejecutar a tiempo la implantación de la factura electrónica será sin duda absolutamente beneficioso para la empresa.
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