¿Te cuesta entender algunos conceptos de contabilidad? ¿Ves todo un reto llevar la contabilidad de tu negocio? Seas o no el responsable de llevar la contabilidad, debes asimilar algunos términos para entender qué está pasando en tu negocio.
Como tú hay muchos autónomos y emprendedores que se sienten perdidos e inseguros en esta área del emprendimiento. Por esta razón, hemos elaborado esta guía para principiantes sobre contabilidad básica que te ayudará a familiarizarte con algunos términos.
Para eliminar esta inseguridad, te recomendamos que leas este artículo sobre cómo superar el miedo al fracaso en los negocios.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es una parte fundamental de cualquier negocio. En ella se anotan todas las transacciones relacionadas con la actividad económica.
Su propósito es tener toda la información organizada y clasificada, permitiéndote conocer el origen y destino de los recursos de la empresa, así como el saldo disponible.
Por tanto, mantener la contabilidad actualizada es crucial para preparar los estados contables de la empresa.
¿Para qué sirve la contabilidad?
El propósito de la contabilidad es proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, reflejada en las cuentas anuales.
Esta información es esencial desde diferentes perspectivas:
- Para los socios o propietarios, ya que les ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre la actividad del negocio, mejorar los resultados, y evaluar la conveniencia de aumentar o disminuir el endeudamiento.
- Para Hacienda, porque se utiliza como base para calcular impuestos y cumplir con las obligaciones fiscales.
- Para las entidades de crédito, porque les permite evaluar la idoneidad de otorgar financiación.
- Para terceros interesados, ya que las cuentas anuales se depositan en el Registro Mercantil y están disponibles para consulta, facilitando la evaluación de la salud financiera de la empresa antes de establecer contratos importantes.
La importancia de llevar la contabilidad de forma adecuada
Para que la contabilidad sea precisa, debe reflejar una imagen fiel de la empresa, es decir, la información obtenida debe ser veraz, confiable y representar objetivamente la realidad económica de la entidad.
Esto es crucial porque, de lo contrario, las consecuencias pueden ser graves:
- Las decisiones basadas en cifras inexactas serán erróneas.
- Los impuestos calculados sobre importes incorrectos resultarán en cuotas equivocadas, lo que acarreará sanciones.
Para evitar errores y cálculos incorrectos, recomendamos el uso de un software de facturación y contabilidad como Flesip, con el que podrás consultar tu estado financiero en tiempo real.
¿Qué son los estados contables?
Los estados contables son informes financieros que resumen la situación económica y financiera de una empresa en un periodo determinado.
Entre los principales estados contables se encuentran:
- El balance general, que muestra los activos, pasivos y patrimonio.
- El estado de resultados, que detalla los ingresos y gastos.
- El flujo de efectivo, que refleja las entradas y salidas de dinero.
Estos documentos son esenciales para el análisis financiero, ya que proporcionan información clave sobre la liquidez, solvencia y rentabilidad del negocio. Elaborar estados contables precisos es fundamental para la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones fiscales.
¿Quién está obligado a llevar la contabilidad?
Cualquier empresa está obligada a llevar la contabilidad según los términos establecidos:
- Las sociedades mercantiles y otras entidades que tributan por el Impuesto de Sociedades, como sociedades anónimas y limitadas, cooperativas, sociedades agrarias de transformación, fondos de inversión y uniones temporales de empresas.
- Las personas físicas que determinen su rendimiento por el régimen de estimación directa. Quedan excluidas de esta obligación aquellas acogidas al régimen de estimación directa simplificada o al de estimación objetiva (módulos).
Cómo se lleva la contabilidad de una empresa
Las empresas sujetas a la obligación de llevar la contabilidad deben elaborar los libros oficiales, como el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. Además, las entidades mercantiles deben presentar estas cuentas anuales en el Registro Mercantil.
De forma muy resumida, estos serían los pasos a seguir para llevar la contabilidad de tu negocio (aunque cada empresa sigue su propio sistema):
- Organización de la documentación contable, incluyendo ingresos, gastos, y otras operaciones como cobros y pagos.
- Registro de asientos contables para cada documento.
- Conciliación bancaria para asegurar que cada movimiento coincide con su factura correspondiente y el saldo bancario es preciso.
- Revisión exhaustiva de todas las cuentas y saldos para detectar posibles errores o duplicados.
Hoy en día, es prácticamente indispensable utilizar un software de contabilidad para agilizar todo esto. Este software facilita la mecanización de las operaciones mediante asientos contables, ordenando y sistematizando los datos. Con solo unos clics, se puede obtener cualquier información necesaria y generar los libros y cuentas anuales requeridos.
Diccionario básico sobre contabilidad
Para familiarizarte con el vocabulario esencial de contabilidad, es crucial entender varios términos comunes en esta disciplina:
Asiento contable
Es el registro donde se anotan las operaciones económicas de la empresa. También conocido como apunte contable, sigue una estructura fija que incluye cuentas contables y cantidades específicas.
Su estructura es la siguiente:
| Importe | Número de cuenta contable | Nombre de la cuenta contable | a | Número de cuenta contable | Nombre de la cuenta contable | Importe |
Supongamos que la empresa realiza una venta de servicios por un total de 2.500 euros, recibiendo el pago mediante transferencia bancaria (operación exenta de IVA). El asiento contable correspondiente sería:
| 2.500 | (700) | Ventas de servicios | a | (372) | Bancos | 2.500 |
Si quieres llevar una contabilidad precisa y fiable, te recomendamos que leas nuestro artículo sobre la conciliación de cuentas contables.
Debe y haber
Son las partes principales de un asiento contable. El debe (parte izquierda) indica las cantidades y cuentas que se cargan, mientras que el haber (parte derecha) muestra las cantidades y cuentas que se abonan.
Teniendo en cuenta el ejemplo anterior, el debe sería 2.500 euros y la cuenta 700 de ventas de servicios y el haber sería 2.500 euros y la cuenta 372 Bancos.
Cargar
Cargar en contabilidad implica registrar en el lado izquierdo del asiento contable (debe).
Supongamos otro ejemplo. Al cargar la cuenta 510 Mercaderías por importe de 1.500 euros, se anota esta cantidad en el debe del registro, junto con la cuenta 510 Mercaderías.
Abonar
Abonar, por su parte, consiste en registrar en el lado derecho del asiento contable (haber). Por ejemplo, al abonar la cuenta 742 Bancos por importe de 400 euros, se registra esta cantidad en el haber del apunte, junto con la cuenta 742 Bancos.
Libro diario
Contiene todos los asientos contables realizados durante el año fiscal, desde el asiento de apertura hasta el de cierre.
Activo y pasivo
El activo comprende los bienes y derechos de la empresa, mientras que el pasivo abarca las deudas y obligaciones.
Balance de situación
Es un informe que muestra la situación financiera en un momento específico, dividido en activo, pasivo y patrimonio neto.
Cuenta de pérdidas y ganancias
Informa sobre los ingresos, gastos y resultados financieros de la empresa durante un periodo determinado.
Reflexiones finales
Como has visto, trabajar en la contabilidad de una empresa requiere tener conocimientos sobre el tema y el uso de un software de contabilidad eficiente.
En este sentido, queremos señalar que te encuentras delante de uno de los mejores softwares de facturación y contabilidad, Flesip, que destaca por lo siguiente:
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