El Gobierno lanzó hace más de un año y medio la primera convocatoria de Kit Digital, un programa para digitalizar a los pequeños negocios. Aún a día de hoy, los autónomos y empresas pueden solicitar estas ayudas y obtener un bono digital de hasta 12.000 euros para invertir en su actividad. Para recibir el cheque y empezar a digitalizar tu negocio, solo tienes que seguir 7 pasos que detallamos a continuación.
¿Qué es el bono Kit Digital?
El Gobierno ha implementado el bono digital como una estrategia para distribuir las ayudas del Kit Digital entre autónomos y pymes españolas, fomentando así la digitalización de sus operaciones.
Este programa proporciona cheques virtuales de 2.000, 6.000 o 12.000 euros a los negocios, dependiendo de su tamaño.
Aunque el bono es digital y no se entrega directamente en efectivo, los beneficiarios deben utilizarlo para pagar a agentes digitalizadores como Flesip, quienes instalarán los servicios incluidos en el Kit Digital.
En definitiva, este bono representa una inversión en herramientas digitales como puede ser un software de facturación electrónica que se adapte a las nuevas normativas de la Ley antifraude. Todos los autónomos y emprendedores deben cumplir el nuevo reglamento antes del 1 de julio de 2025.
¿Quién gestiona el Kit Digital?
En términos generales, las subvenciones del Kit Digital implican una colaboración entre los beneficiarios (autónomos y pymes que reciben las ayudas) y los agentes digitalizadores (empresas que implementan los servicios del Programa para los beneficiarios; una de ellas es Flesip).
Inicialmente, hasta la formalización del acuerdo de prestación de servicios, la administración del bono digital recae en el beneficiario o en un representante designado según lo establecido en las bases reguladoras del Programa Kit Digital.
De acuerdo con estas normativas, pueden gestionar el bono:
- El beneficiario.
- Su representante legal (por ejemplo, un abogado de la empresa o cualquier persona con poder).
- Un representante voluntario autorizado por el beneficiario a través del formulario proporcionado en las bases reguladoras, que puede ser una consultoría, gestoría, empresa o persona física.
Cómo gestionar el bono del Kit Digital paso a paso
Sigue estos 7 pasos para gestionar el bono del Kit Digital:
1. Solicita el bono digital
El primer paso para obtener las ayudas del Kit Digital es completar y echar la solicitud, un procedimiento esencial para los autónomos interesados en adquirir el Kit Digital.
Este proceso consta de varios pasos, aunque los principales son:
- Regístrate y crea un usuario en Acelera Pyme.
- Completa el Test de Autodiagnóstico Digital para comprobar el nivel de digitalización de tu empresa.
- Completa el formulario correspondiente a la convocatoria o segmento específico requerido.
En cuanto a este último paso, dependiendo de la cantidad de empleados que tengas, deberás dirigirte a una de las siguientes convocatorias:
- Para empresas con entre 10 y menos de 50 empleados: accede a la convocatoria C005/22-SI y completa el formulario de solicitud disponible en la misma página.
- Para autónomos y pymes con entre 3 y menos de 10 empleados: accede a la convocatoria C015/22-SI y completa el formulario de solicitud disponible en la misma página.
- Para autónomos y microempresas sin empleados o con menos de 3 trabajadores: accede a la convocatoria C022/22-SI y completa el formulario de solicitud disponible en la misma página.
Dentro de estos enlaces, el solicitante deberá dirigirse al apartado “Acceso al trámite” y autenticarse a través de Cl@ve Pin o certificado electrónico para completar y enviar la solicitud.
2. Concesión del bono digital
Una vez completado el proceso de solicitud, el autónomo o la pyme deberá esperar a la confirmación de la concesión de su bono digital. Esta notificación será enviada al correo electrónico utilizado durante el registro y la solicitud de las ayudas del Kit Digital.
Es importante que estés atento a este aviso, ya que los plazos para utilizar el cheque, que se explicarán más adelante, comenzarán a contar desde el momento en que se informe sobre la concesión de la ayuda.
La institución responsable de comunicar a los beneficiarios la aprobación de su bono digital es red.es. Por lo general, este proceso no suele demorar más de tres o cuatro semanas en resolverse.
Por lo tanto, si la solicitud se realizó correctamente y el autónomo o la pyme cumple los requisitos para las ayudas, debería recibir su cheque de 2.000, 6.000 o 12.000 euros en un plazo máximo de un mes.
3. Elige la categoría o servicio donde quieres invertir el dinero
Una vez que te hayan concedido la ayuda, comenzará el período de gestión del bono digital, donde el autónomo deberá intervenir directamente.
Tras recibir el bono digital, uno de los pasos fundamentales es elegir la categoría o servicio en el que se invertirá el dinero. Esto implica destinar la ayuda a uno de los doce servicios disponibles en el programa.
El autónomo deberá determinar en qué soluciones prefiere utilizar el dinero: facturación electrónica, creación de un sitio web, herramienta de gestión de procesos o análisis, ciberseguridad, entre otras.
Al tomar esta decisión, es crucial que el beneficiario considere dos aspectos:
- La cantidad de su bono: 2.000, 6.000 o 12.000 euros.
- Y el máximo permitido por el programa para invertir en la solución elegida.
Basándose en estas dos variables, podrá seleccionar una o varias soluciones.
4. Contacta con un agente digitalizador
Una vez que el autónomo o la pyme beneficiaria haya decidido qué servicio implementar en su empresa, el siguiente paso será seleccionar una empresa que proporcione esta solución y que recibirá el pago del cheque.
Estas empresas digitalizadoras, como Flesip, están registradas en el catálogo del Kit Digital y son las únicas autorizadas para ofrecer servicios digitales a los beneficiarios.
Para elegir al intermediario digital que proporcionará el servicio seleccionado, el autónomo solo necesita acceder al catálogo y completar algunos campos como su nombre, provincia o categoría.
Por ejemplo, si el autónomo está interesado en implementar la factura electrónica en su negocio podría poner directamente “Flesip” en el campo del nombre.
5. Firma del acuerdo
Cuando el beneficiario haya elegido el servicio digital deseado y al agente digitalizador que lo proporcionará, deberá comunicarse con el agente a través de su plataforma en línea, explorar sus tarifas y comenzar la colaboración.
Para iniciar la inversión del bono en los servicios del agente digitalizador, el primer paso es firmar el acuerdo de prestación de servicios.
Este acuerdo, un contrato digital, debe ser firmado por ambas partes, el beneficiario y el agente digitalizador, para canjear el bono digital por las soluciones elegidas por el autónomo. La gestión completa de este documento se realiza a través del portal Red.es.
Ten en cuenta que desde que se realiza la firma, la responsabilidad principal en la gestión del bono digital y la subvención recae en gran medida en el agente digitalizador.
6. La empresa implementa el servicio en el negocio y pago de la factura
Después de la firma del acuerdo por el beneficiario y el agente digitalizador, la empresa de digitalización debe comenzar a implementar el servicio en el negocio, cumpliendo con plazos específicos.
El agente digitalizador se compromete a implantar el servicio digital solicitado por el autónomo dentro de un período de tres meses y emitir la factura correspondiente.
Sin embargo, las responsabilidades no recaen únicamente en el digitalizador. Durante ese mismo período de 3 meses, los autónomos y pymes beneficiarios de la primera convocatoria, con entre 10 y 50 empleados, deben abonar la factura. En este caso, el autónomo tiene que pagar el IVA, que no está incluida en la ayuda pero que podrá deducirse en su declaración trimestral.
Por otro lado, los autónomos y pymes beneficiarios de la segunda o tercera convocatoria, con menos de diez empleados, tienen hasta 6 meses desde la firma del acuerdo de prestación de servicios para realizar el pago.
7. El beneficiario y el agente digitalizador firman y aprueban el servicio
La etapa final en la gestión del bono digital es la justificación del servicio, que recae principalmente en el agente digitalizador. Sin embargo, el beneficiario también participa en la firma y aceptación de todos los documentos presentados en el expediente.
El proceso de justificación consta de dos fases:
- La primera fase ocurre entre 3 y 6 meses después de la firma del acuerdo.
- La segunda fase tiene lugar 12 meses después de la emisión de la factura.
Este procedimiento se realiza a través de la plataforma Acelera Pyme para detallar cómo se llevó a cabo cada etapa de la implementación de la solución; mediante una memoria técnica y otros documentos de respaldo.
Cada formulario debe ser firmado y aprobado tanto por la empresa de digitalización como por el beneficiario.
¿Cuándo acaba el plazo para solicitar el bono de Kit Digital?
Las ayudas permanecerán disponibles hasta diciembre de 2024, por lo que por ahora todos los autónomos están dentro del tiempo permitido.
Una vez que solicites la subvención y Red.es te notifique que te han concedido el bono, tendrás 6 meses para seleccionar el servicio, elegir al agente digitalizador y firmar el acuerdo de prestación de servicios.
Es vital cumplir con estos plazos, ya que una vez transcurridos los seis meses, perderás el saldo del bono y no podrás invertirlo.
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